Je wilt bij een paar partijen een offerte opvragen en je vindt online een briefingformulier van tien pagina’s. Er staan vragen in over merkwaarden, over je positie in de markt en over je kernboodschap. Dat weet je nog niet, dus het formulier blijft liggen. Zonde, want een briefing die werkt past op een halve pagina, en hij werkt juist doordat hij weinig vraagt.
Drie antwoorden bepalen de indeling
Bij ons bepalen drie antwoorden hoe elke pagina wordt ingedeeld, en ze staan op papier voordat er iets getekend wordt. Alles wat een briefing verder vraagt is aanvulling.
Wat moet deze site vertellen? Eén alinea over wat je maakt en voor wie.
Wat moet een bezoeker kunnen vinden? Noem de dingen waar het vaakst naar gevraagd wordt.
Welke stap wil je makkelijker maken? Een aanvraag, een telefoontje, een inschrijving, een bezoek aan je werkplaats.
Zo ziet die halve pagina eruit
Het voorbeeld hieronder is bedacht. Duin & Mol is een conceptproject van ons: een verzonnen mediationkantoor voor zakelijke conflicten, zonder opdrachtgever erachter. De briefing is wel de vorm waarmee wij zouden kunnen beginnen. Wat eruit volgde, staat op de projectpagina van Duin & Mol.
Vraag | Antwoord in de briefing |
|---|---|
Wat we doen | Mediation bij zakelijke conflicten: compagnons die uit elkaar groeien, een contract dat vastloopt, een bestuur dat er samen niet uit komt. |
Voor wie | Iemand die er middenin zit. Er ligt een brief, een compagnon belt niet terug, er is een zitting in zicht. |
Wat de bezoeker moet kunnen vinden | Wat mediation is, hoe een traject verloopt en wat het aan tijd kost. In die volgorde. |
Welke stap makkelijker moet | Een vraag stellen zonder dat het voelt alsof je een dossier opent. |
Wat er al ligt | De teksten schrijven we zelf. Foto’s alleen van plekken en voorwerpen, geen portretten. |
Wat erbuiten valt | Geen online agenda, geen betaalmodule, geen tweede taal. |
Wie beslist | De mediator die ook het eerste gesprek voert. |
Je ziet wat er niet in staat: geen doelgroep met een leeftijd, geen woorden als uitstraling, geen voorbeelden van sites die je mooi vindt. Dat mag je toevoegen, maar het stuurt het ontwerp minder dan de regel over de volgorde waarin iemand zijn vragen stelt.
De regel over wat erbuiten valt doet het meeste werk
Bij een offertevergelijking is dat de belangrijkste zin van je briefing. Zonder die zin rekent de ene partij een webshop mee en de andere niet, en zijn de bedragen achteraf onvergelijkbaar. Wij zetten onze kant van die grens op de dienstenpagina: geen beloftes over je positie in Google, geen socialemediabeheer of nieuwsbrieven, advertenties alleen voor webshops binnen het pakket Commerce & Ads, en geen ontwerp dat een gekocht thema of sjabloon ongewijzigd overneemt. Per pakket staat die grens op de prijspagina. Schrijf jouw kant er net zo duidelijk bij.
Geef elke pagina één zin
Zet onder je briefing een lijstje pagina’s met per pagina één zin over wat er te vinden moet zijn. Kun je die zin niet schrijven, dan is de pagina waarschijnlijk nog geen pagina.
Dat lijstje is later meteen bruikbaar. Google beschrijft een goede paginatitel als duidelijk en beknopt, geldend voor die ene pagina, en kloppend met wat erop staat. Het W3C komt vanuit toegankelijkheid op hetzelfde uit: een korte titel die de inhoud beschrijft en de pagina onderscheidt van de andere pagina’s. Jouw ene zin is de ruwe versie daarvan.
Stuur alle partijen hetzelfde document
Krijgt iedereen dezelfde briefing, dan gaan de verschillen in de offertes over de aanpak en niet over de vraag. Vraag daarna door.
Wat ga je precies doen, en wat heb je van mij nodig op welk moment?
Krijg ik alle wijzigingen aan mijn site te zien?
Van wie zijn het domein, de hosting en de bestanden na de oplevering?
Wat valt er buiten deze prijs, en wat gebeurt er als het project uitloopt?
De tweede vraag komt uit de pagina waarop Google uitlegt waar je op let als je iemand inhuurt voor je vindbaarheid; hij werkt net zo goed richting een websitebouwer. Op diezelfde pagina staat een waarschuwing die je ook in webdesignoffertes tegenkomt: niemand kan een eerste plaats in Google garanderen. Lees je die belofte toch, dan weet je genoeg over de rest van het aanbod.
Lees je briefing hardop terug
Wij gebruiken voor onze eigen teksten een korte test: staat er iets controleerbaars in, of alleen een houding? Zou een willekeurig bedrijf precies hetzelfde kunnen zeggen? Leg die test op je briefing. “Wij willen een moderne uitstraling” stuurt niets. “Klanten bellen ons met de vraag hoelang het duurt, en dat antwoord staat nu nergens op de site” stuurt de hele indeling.
Voordat je verstuurt
De drie vragen zijn beantwoord in je eigen woorden, zonder vaktaal
Er staat een regel in over wat er buiten het project valt
Elk paginavoorstel heeft één zin over wat er te vinden is
Er staat in wie er aan jouw kant beslist
Alle partijen krijgen precies hetzelfde document
Weet je nog niet welk materiaal je erbij moet zoeken, begin dan bij wat je aanlevert voor een nieuwe website.
